Comment traiter les réclamations de garantie AC avec un fournisseur chinois

Les termes de garantie semblent simples dans un devis et compliqué la première fois qu'un compresseur échoue dans le champ. Qui paie pour le rôle ? Qui paie le fret ? Qu'est-ce qui compte comme défaut de fabrication plutôt qu'une erreur d'installation?

La plupart des litiges de garantie proviennent de termes qui n'ont jamais été écrits clairement. Ce guide couvre ce qu'il faut convenir avant de commander, comment déposer une réclamation qui est approuvée, et comment traiter les cas où le fournisseur repousse.

Ce que les conditions de garantie du climatiseur couvrent habituellement

Les conditions de garantie des climatiseurs suivent un modèle assez standard dans cette industrie, bien que les détails varient selon le fournisseur et le marché.

Deux détails sont plus importants que la période d'actualité.

Quand l'horloge commence. Une garantie à partir de la date d'expédition peut expirer pendant que les unités s'assoient dans votre entrepôt pendant une période hors saison. Une garantie à partir de la date de vente, ou de l'expédition avec une allocation de stock convenue, vous protège beaucoup mieux.

Ce que "libre" signifie. La plupart des fournisseurs chinois fournissent gratuitement des pièces de rechange, mais s'attendent à ce que l'acheteur couvre le fret, les douanes et le travail local. C'est normal. Il suffit d'indiquer dans le contrat que personne n'est surpris.

Acceptez ces conditions avant de commander

Le temps de négocier les conditions de garantie du climatiseur est avant le premier paiement, pas après le premier échec.

1. Période de garantie pour l'unité complète, avec la garantie de compresseur indiquée séparément.
2. Date de début, et si le stock assis dans votre entrepôt est couvert.
3. Prime de pièces détachées gratuites, souvent exprimée en pourcentage de la commande expédiée avec les marchandises.
4. Processus de demande et délai de réponse, y compris qui approuve et à quelle vitesse.
5. Responsabilité du fret pour les pièces de rechange.
6. Les exigences de preuve, donc vous savez quoi recueillir avant de déposer.
7. Exclusions, énoncées plutôt que implicites.

Une allocation de pièces détachées expédiée avec la commande est le terme le plus utile à négocier. Il transforme une réclamation de six semaines en une correction de même semaine, qui protège votre réputation avec les installateurs. Notre article sur soutien après-vente aux distributeurs explique pourquoi cela importe tant pour les vendeurs régionaux.

Comment déposer une demande de garantie AC

Les réclamations sont approuvées ou refusées en grande partie sur la qualité de la preuve. Les fournisseurs ne peuvent pas inspecter l'unité eux-mêmes, donc le dossier doit faire ce travail pour eux.

Que rassembler

• Numéro de modèle, numéro de série et date de production de la plaque signalétique
• Effacer les photos de la plaque d'évaluation, du défaut et de l'installation
• Une courte vidéo où la faute est intermittente, comme un bruit ou un code d'erreur
• Le code d'erreur affiché, le cas échéant
• Lectures mesurées: tension d'alimentation, tirage de courant, pressions, fractionnement de température
• Date d'installation et notices de mise en service
• Le diagnostic écrit du technicien
• Référence de la facture ou de la liste d'emballage originale

Comment le présenter

Envoyez un fichier organisé plutôt qu'une série de messages. Indiquez la faute, les preuves, le diagnostic et ce que vous demandez.

Une revendication qui dit "le compresseur a échoué, s'il vous plaît envoyer un nouveau" invite aux questions. Une affirmation selon laquelle « l'unité série 24XXXX, installée le 12 mars, voyage sur surcharge à 205V approvisionnement, lectures attachées, demande de compresseur de remplacement sous garantie » est beaucoup plus difficile à refuser.

Utiliser un formulaire standard

Un simple formulaire de réclamation utilisé pour chaque cas supprime la plupart des back-and-forth. Inclure les champs pour le numéro de série, la date d'installation, la description des défauts, le code d'erreur, les relevés mesurés et le nom du technicien. Donnez-le à votre équipe de service et exigez-le avant de présenter une réclamation.

Conserver un journal de réclamation

Suivre chaque demande en un seul endroit : date, modèle, série, défaut, preuve envoyée, réponse du fournisseur et résultat. Les motifs apparaissent rapidement. Trois échecs de la même partie dans un lot sont un problème de production, pas de malchance, et un modèle documenté porte beaucoup plus de poids qu'une seule plainte.

Périodes de garantie typiques dans l'industrie

Les périodes varient d'une usine à l'autre et les marchés, c'est pourquoi il faut considérer n'importe quel chiffre comme un point de départ de la négociation plutôt qu'une norme.

La garantie de compresseur est généralement citée séparément parce que c'est le composant le plus cher et que les acheteurs se demandent d'abord. Assurez-vous que le devis indique les deux périodes, puisque « garantie de 5 ans » dans une liste fait souvent référence au compresseur seul plutôt que l'ensemble de l'unité.

Où les réclamations sont refusées

Comprendre les refus courants vous aide à les éviter.

La tension d'approvisionnement est le conflit le plus fréquent sur les marchés à faible réseau. Un compresseur qui a échoué sur une alimentation chroniquement faible est un cas vraiment contesté, c'est pourquoi l'enregistrement de la tension lors de la mise en service en vaut la peine. Notre guide Triage AC en basse tension explique ce qu'un faible approvisionnement fait à l'équipement.

Les dommages causés par le transit sont entièrement distincts. Il appartient au processus d'expédition et d'assurance, pas à la garantie, qui est une raison de plus d'inspecter soigneusement avant le chargement.

Lorsque le fournisseur conteste la réclamation

Les différends arrivent. Travaillez à travers eux dans l'ordre plutôt que d'escalader immédiatement.

1. Demander quelles preuves changeraient la décision. Souvent, le fichier manque simplement une lecture.
2. Offre de retourner la partie échouée pour l'analyse en usine, à un partage des coûts convenu.
3. Présentez le modèle si plusieurs unités ont échoué de la même façon.
4. Proposer un règlement commercial, comme le crédit de pièces sur la prochaine commande, lorsque la responsabilité technique n'est vraiment pas claire.
5. S'adresser au gestionnaire de compte ou au propriétaire, en particulier si vous êtes un acheteur répétitif.

Les règlements commerciaux résolvent la plupart des revendications contestées. Un fournisseur qui valorise un client répétitif va généralement plutôt absorber un crédit de pièces que perdre le compte.

Si un fournisseur refuse à plusieurs reprises des allégations raisonnables, traitez-les comme des renseignements sur la relation. Un support après-vente fiable fait partie de ce que vous achetez, c'est pourquoi il appartient à votre évaluation avant de commander, ainsi que les contrôles dans notre guide de travailler avec un fournisseur de gros de climatisation.

Réduire les revendications en premier lieu

La demande de garantie la moins chère est celle qui ne se produit jamais.

• Vérifier la qualité des composants lors de l'approvisionnement. Le choix du compresseur entraîne une grande partie des défaillances sur le terrain comparaison des marques de compresseurs AC explique.
• Inspectez avant l'expédition, de sorte que les unités défectueuses n'atteignent jamais votre marché en premier lieu.
• Les installateurs de train correctement, puisque les erreurs d'installation causent des défauts qu'aucune garantie ne couvre.
• Fournir des manuels clairs dans la langue locale.
• Stock pièces de rechange en mouvement rapide, de sorte que les défauts communs sont corrigés sans une réclamation du tout.
• Adaptez le produit aux conditions locales, y compris la plage de tension et la classe climatique.

Choisir des fournisseurs qui font des réclamations faciles

Le comportement de garantie est prévisible si vous posez les bonnes questions avant de commander:

• Combien de temps prend habituellement l'approbation de la revendication?
• Quelles pièces sont en stock pour une expédition immédiate?
• Y a-t-il une allocation de pièces détachées gratuites pour chaque commande?
• Qui gère les revendications, et dans quelle langue?
• Pouvez-vous voir la police de garantie par écrit avant la première commande?

Un fournisseur qui répond clairement à ces questions avant la commande se comporte généralement de la même façon une fois qu'une garantie AC se pose sur son bureau. iClimaAir fournit des distributeurs et des importateurs directs en usine, avec des tests 100% avant expédition fractionnement de l ' onduleur et multi-coups libres gammes.

Foire aux questions

Q: La garantie d'un fournisseur chinois couvre-t-elle les coûts de main-d'œuvre? R: Presque jamais. Les garanties d'usine ne couvrent généralement que les pièces de rechange, laissant le travail, le fret local et les douanes à l'acheteur. Confirmez cela par écrit avant de commander, puisque les hypothèses sur la couverture du travail sont une source fréquente de différends.

Q: Quand commence habituellement la période de garantie? R: Généralement à partir de la date d'expédition, qui peut consommer des mois de couverture tandis que les unités sont en stock. Négocier un début à partir de la date de vente, ou une allocation de stock convenue, en particulier pour les produits saisonniers qui attendent l'été.

Q: Que se passe-t-il si le fournisseur dit que c'était une erreur d'installation? R : Demandez quelle preuve modifierait la décision, puis fournissez des dossiers de mise en service, des photos et des relevés mesurés. L'enregistrement régulier des données d'installation est la défense la plus efficace, car elle supprime l'ambiguïté sur laquelle ces différends reposent.

Q: Devrais-je retourner la partie ratée en Chine? R: Habituellement seulement pour les composants de grande valeur tels que les compresseurs, et seulement lorsque le fournisseur le demande pour l'analyse. Le fret dépasse souvent la valeur de la pièce, tant de fournisseurs acceptent plutôt les photos et les lectures.

Q: Comment puis-je accélérer les demandes de garantie? R : Utiliser un formulaire de réclamation standard, recueillir des preuves complètes la première fois et négocier une allocation de pièces détachées gratuite expédiée avec chaque commande. Le stock local supprime entièrement le retard pour les défauts qui se produisent le plus souvent.